保持开放态度

通过 莎拉·琼斯(Sarah Jones), 蒂姆·史密斯 特雷西·蒂尔(Tracy Teal) Marta Teperek, 劳里安·威廉姆森 2020年10月20日


希望提供高质量数据服务,但又无能力内部开发或维护必要基础设施的公共机构,通常最终会从专有的商业服务提供商那里购买解决方案。尽管经常发生的情况是,同样的公共机构经常制定强有力的政策,并投入大量精力来促进开放科学,但这种情况还是会发生。

为什么会发生这种情况,并且有替代方案吗?从制度的角度来看有哪些挑战?开源软件提供商为什么很难参与并成功竞争招标?又如何确保始终保持开放的服务范围呢?

我们的意图是强调一些使用招标过程来确定开放解决方案,讨论替代路线并为社区提出可能的下一步措施的内在问题。

公开比赛-意外关闭?

在大型公共机构中,采购通常是选择新服务提供商的首选途径。例如,欧盟委员会的公共采购策略确定了阈值,在此阈值以上必须使用开放程序来识别新的服务提供商。透明,平等对待,公开竞争,健全的程序管理以及需要善用公共资金的原则证明了这一点。1。因此,公共机构的法律团队经常将公共采购视为默认选择。但是,公共采购通常无意间阻碍了开放解决方案的途径,从而有利于专有软件的企业提供商。

首先,为了确保平等和公正的程序,需要对所有事情进行衡量。例如,可用性是什么意思,什么水平足够好?什么是足够的服务可用性?如何测量?由于着重于数字和法律框架,开放科学价值观和与使命和愿景保持一致的重要性很少。

另外,为了促进竞争,公共机构的法律团队有时会质疑要求或偏好,这些要求或偏好在他们看来似乎太具体了,或者可能限制了能够响应招标的当事人的数量。有时这可能会使较小的计划处于不利地位,而创新或利基解决方案则处于不利地位。

进行招标准备的团队通常会遇到保密条款。他们的目的是使过程公平,人人平等。但是,这可能会使与潜在提供者(有时甚至与同一部门内的同事!)进行沟通以进行澄清和确定范围的挑战。这也意味着可能无法与不成功的申请人进行沟通,以解释为何他们的投标没有成功以及他们的申请领域有待改进。而且这可能会阻止跨部门共享经验,这对于防止其他机构陷入同样的​​陷阱非常有价值。

最后,图书馆或IT部门的小型机构团队通常负责寻找研究数据的新服务,通常在采购解决方案时缺乏必要的经验和专业知识。然而,突然之间,他们面临与法律专家的讨论,法律术语和冗长的文档,而他们通常并不熟悉并且不确定如何处理或如何有效地解释所需的内容。

平衡价值,成本和要求

开源软件的提供者,或建立在开放软件上的开放服务的提供者,通常会完全专注并有足够的资源来简单地做到这一点!它们很少被嵌入可以销售,招标或依法起草/验证回复的较大单位中。他们要么依靠预先协议来扩展功能,要么依靠提供资源来实现变更的范围,或者依靠第三方为特定需求提供服务销售和实例化。因此,当他们看到招标文件中表达了对新机构的需求时,他们通常会发现与其当前功能或稍微扩展的功能的简单匹配,但无法承担起在管理过程中竞争的推测资源。

可能性很小,因为在典型的招标过程中,尤其是在国际背景下,它们通常没有必要的文件和证据。他们不太可能具有最低收入/营业额,参考地点或通常要求的证明。仅仅基于在特定国家/地区没有增值税号,以特定货币的营业额,或者由于存在时间不足或服务收费不足而可能将其排除在招标之外。他们专注于自己擅长的方面,通常远远超出所要求的水平,但没有保证的手段。因此,开放源代码软件的提供者,或建立在开放软件上的开放服务的提供者将投标视为对他们的投标。

风险区

挑战仅来自开放源代码项目,这些项目是规模较小的组织,没有专职人员来执行合规性和法律工作。此外,他们无法承担和承担尽可能多的风险。投标过程通常涉及几种类型的声明,以确保防范某些类型的风险。大型组织可以承担此类风险,或者在需要时提起诉讼,而小型组织则没有这种能力。

但是,这完全并不意味着它们风险更高。所需的文书工作实际上并不能确保投标组织能够防范风险,它只有一些文书可以证明它已经尝试过了。大型组织可以像较小的组织那样经常违约。实际上,大型组织甚至可以选择这样做而不会造成重大负面影响,或者决定更改重点。另一方面,规模较小的组织则致力于将这一主要目的作为其运营的核心,并能够做出更快的响应并与客户建立联系。

任何关系或过程中总是存在风险,但是招标过程的要求实际上并不能缓解该风险,与实际降低风险相比,可以创建更多的风险缓解区域。

替代型号

有许多不同的服务交付模型可以探索。其中一些可能不适合进行招标,因此最好先考虑所有路线,然后与潜在的服务提供商进行交谈,然后再决定采用哪种方法。

  • 许多公司都在商业上运行开源软件。 Atmire,Cosector,Haplo等可以安装和维护DSpace和ePrints等服务。他们可能不响应采购活动,因为他们不拥有解决方案,因此,如果您遵循此路线,请务必谨慎制定规格。
  • 一些开放式基础架构在成员资格或订阅模型上运行。例如,DMPonline为希望定制该工具的机构和资助者提供一年或三年的订阅。 Dryad的模型基于会员费和个人数据发布费。
  • 像Jisc和GÉANT这样的提供商可能会经纪整个行业的交易,以帮助机构更轻松地获得服务。最近,Jisc启动了用于研究数据存储库的动态采购框架,该框架预先批准了通用条款和条件,因此机构可以根据所需功能进行轻量级的小型竞争。这种方法可以防止招标活动对于较小的服务提供商而言过于繁重,并且可以帮助机构获得更多选择。

一个挑战可能是说服机构董事会,该大学聘用外部承包商的典型模式可能不合适,并可能限制了谁可以做出回应的选择。探索其中一些替代模型以及相对成本和收益(例如,支持开放式学术基础设施)是值得的。

如何改变现状?

显然,研究机构和服务提供商都面临许多挑战。每个人都希望公开竞争,在这个竞争中要对每个人的相对优势进行公平评估,但是评估服务方案和选择提供商的普遍方法并不总能为您带来便利。我们如何才能改变现状并确保我们保持所有选择不变?

  • 我们可以为研究组织提供一个论坛,以分享从进行采购活动中汲取的经验教训,以便其他组织可以寻求建议吗?
  • 我们是否可以调整实际的机构程序,或者在定义标书之前咨询提供商,以确保框架不排除某些群体或服务提供模式?例如,考虑功能需求和非功能需求的权重。最终决定标准是成本还是与价值保持一致?
  • 我们能否分享一些策略,以帮助机构董事会考虑替代方案,并挑战那些将使其更便宜,更容易,更可持续的观念?
  • 是否可以促成整个行业的交易以促进更广泛的供应商参与,或者如何使规模较小的服务提供商与规模较大的运营商竞争,从而更好地应对招标?
  • 集体谈判可以帮助该部门确保体现我们的开放性核心价值观的更好的教育条件,还是可以在评估标准中将这些因素更重地权衡?
  • 学术界如何共同努力投资和维持开放的基础设施?
  • 我们如何确保一个机构在平台上的投资(例如开发新功能)使整个行业受益?
  • 用户组在帮助指导开发路线图中的作用是什么?

机构和服务提供商之间需要进行很多讨论来协调需求和愿景,特别是因为招标过程将涉及范围更广的利益相关者,他们可能不了解所采购的服务以及在交付方面重要的事情。我们希望提供一个论坛来探讨“提供RDM服务”研讨会将于11月在RDA全体会议附近举行。

如果我们想保持选择余地,我们需要分享经验并共同定义一个更灵活的程序来调试我们的学术基础设施。